Privacy policy

DATA PROCESSING NOTICE

(Part 1)

1. Scope

This document (the Notice) sets out the fundamental principles governing the collection, storage, and processing of data applicable at the law firm operating under the business name Waypoint Legal Konrad Dobrowolski Kancelaria Radcowska, Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warsaw (Waypoint Legal).

2. Data

This Notice applies to all data collected, stored, or processed by Waypoint Legal in connection with the provision of legal services (Data), including personal data, information constituting a trade secret, or information protected under specific legal provisions such as medical law, pharmaceutical law, financial instruments trading regulations, banking law, insurance law, etc.

3. Compliance with law

In connection with the provision of legal services, Waypoint Legal collects, stores, or processes all Data in compliance with the applicable laws, including laws governing the legal profession and laws on the protection of personal data.

4. Time and purpose

In connection with the provision of legal services, Waypoint Legal collects, stores, or processes all Data for a period adequate to those services and for purposes appropriate to those services.

5. Systems and technical resources

In connection with the provision of legal services, Waypoint Legal collects, stores, or processes all Data using, among others, systems or technical resources that are either generally available on the market or created or adapted specifically for the needs of Waypoint Legal. This includes the use of servers, networks, or connections provided by persons or entities operating independently of Waypoint Legal (although Waypoint Legal may provide legal services to such persons or entities).

6. Rights

Persons or organisational units whose Data is collected, stored, or processed by Waypoint Legal have rights arising under applicable laws, including data protection laws. Waypoint Legal (as defined above) is the controller of all Data, including personal data.

7. Validity and amendments

This Notice and the rules set out herein are valid as at 8 August 2023 and may be amended unilaterally by Waypoint Legal in the future, at Waypoint Legal’s discretion. To obtain information regarding the current version or amendments to this Notice, please contact the person handling the matter in connection with which Waypoint Legal collects, stores, or processes the Data.

DATA PROCESSING NOTICE

(Part 2)

NOTICE ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

of parties to civil-law contracts and persons involved in the performance of such contracts

The law firm operating under the business name Waypoint Legal Konrad Dobrowolski Kancelaria Radcowska, Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warsaw (Waypoint Legal), hereby provides you with the following information concerning the processing of your personal data in connection with the fact that Waypoint Legal has concluded an agreement with the company you represent or in connection with the fact that you are involved in the performance of that agreement.

This document contains the most relevant information regarding the processing of your personal data. Full information can be obtained by contacting the person handling the matter in connection with which Waypoint Legal collects, stores, or processes the data.

1. Who is the controller of your personal data and how can you contact us?

The controller of your personal data is the law firm operating under the business name Waypoint Legal Konrad Dobrowolski Kancelaria Radcowska, Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warsaw (Waypoint Legal), website: www.waypointlegal.com

.

You may contact Waypoint Legal as follows:

in writing at the above registered address or at the following correspondence address:

Waypoint Legal Konrad Dobrowolski Kancelaria Radcowska, Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warsaw

by email via the contact form available at: waypointlegal.eu.

2. How did we obtain your personal data?

We process data received directly from you when concluding the agreement.

We may also process data obtained from publicly available databases, such as the Central Registration and Information on Business (CEIDG).

3. What personal data do we process?

The scope of your personal data processed by Waypoint Legal generally includes data contained in the agreement concluded with Waypoint Legal, in particular:

identifying information, such as: name and surname, gender, nationality, PESEL number, date of birth, tax identification number (NIP), REGON number, identity card/passport/residence card number and series, issue date and expiry date of the identity document, contractor ID;

contact data, such as: correspondence address, email, landline or mobile phone number;

financial data, such as: bank account number, remuneration;

data relating to immediate family members (e.g. name, surname, date of birth, PESEL), marital status and marital property regime (separation or joint property with spouse)*;

data concerning health**.

4. For what purposes do we process your personal data?

Waypoint Legal may process your personal data when:

performing agreements to which you are a party;

performing agreements in which you are involved;

complying with a legal obligation, in particular:

a) storing accounting records relating to agreements;

b) settling agreements in accordance with tax regulations and reporting for social security;

pursuing Waypoint Legal’s legitimate interests, in particular when:

a) maintaining registers, performing initial and periodic verification of the contractor (insourcer, outsourcing counterparty), carrying out management analyses, audits, forecasting, planning, and transactions, as required by supervisory authorities’ recommendations;

b) establishing, pursuing, or defending legal claims, conducting court or debt recovery proceedings;

c) managing human resources***;

d) ensuring security at Waypoint Legal, safeguarding assets, employees, contractors, and personal data of employees, contractors, and clients, including by monitoring.

5. How long do we process your personal data?

We process your personal data for as long as is necessary to achieve the purpose of processing, i.e., generally until:

the limitation periods for potential claims have expired under applicable law (if the data was processed for the performance of an agreement or for the pursuit of Waypoint Legal’s legitimate interest);

if data processing arises from a legal obligation imposed on Waypoint Legal (e.g., tax law, accounting regulations, banking law, tax regulations, or social security regulations), until the deadlines set out in those laws expire.

Waypoint Legal will also cease processing your personal data if:

you effectively object to further processing (where the basis for processing was Waypoint Legal’s legitimate interest); or

you withdraw your consent to processing (where the basis for processing was consent).

6. Who do we share your data with?

Your personal data may be shared only in situations permitted by law:

with entities and authorities authorised to process such data under legal provisions;

with persons or organisational units involved in concluding or performing agreements to which Waypoint Legal is a party.

7. What rights do you have?

You have the following rights:

the right of access to data

the right to rectify and supplement data

the right to erase data (“right to be forgotten”)

the right to restrict processing

the right to object to processing

the right to data portability

the right not to be subject to automated decision-making

the right to withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.

You may obtain more detailed information on these rights and how to exercise them by contacting the person handling the matter in connection with which Waypoint Legal collects, stores, or processes the data.

You also have the right to lodge a complaint with the data protection supervisory authority, i.e., the President of the Personal Data Protection Office, in the manner indicated on the authority’s website: https://uodo.gov.pl/

.

8. Useful documents and information

Website of the Personal Data Protection Office: https://uodo.gov.pl/

Text of the GDPR: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

* Only where the contractor may have access to healthcare or sports benefit packages.

** As above.

*** Only in the case of HR-related agreements.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH

(część 1)

1. ZAKRES

Niniejszy dokument (Informacja) obejmuje przedstawienie podstawowych zasad dotyczących pozyskiwania, gromadzenia lub przetwarzania danych, które to zasady obowiązują w kancelarii prawnej działającej pod firmą Waypoint Legal Konrad Dobrowolski Kancelaria Radcowska, ul. Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warszawa (Waypoint Legal).

2. DANE

Niniejsza Informacja dotyczy wszelkich danych pozyskiwanych, gromadzonych lub przetwarzanych przez Waypoint Legal w związku ze świadczeniem usług prawnych (Dane), w tym danych osobowych, informacji stanowiących tajemnicę handlową lub informacji, które mogą być objęte ochroną na podstawie przepisów szczególnych jak np. przepisów prawa medycznego, farmaceutycznego, prawa o obrocie instrumentami finansowymi, prawa bankowego, prawa ubezpieczeniowego, etc.

3. ZGODNOŚĆ Z PRAWEM

W związku ze świadczeniem usług prawnych, Waypoint Legal pozyskuje, gromadzi lub przetwarza wszelkie Dane, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami prawa w tym przepisami prawa o adwokaturze i przepisami prawa o ochronie danych osobowych.

4. CZAS I CEL

W związku ze świadczeniem usług prawnych, Waypoint Legal pozyskuje, gromadzi lub przetwarza wszelkie Dane przez czas, który jest adekwatny dla tych usług i w celu, który jest odpowiedni dla tych usług.

5. SYSTEMY I ZASOBY TECHNICZNE

W związku ze świadczeniem usług prawnych, Waypoint Legal pozyskuje, gromadzi lub przetwarza wszelkie Dane m.in. z wykorzystaniem systemów lub zasobów technicznych dostępnych ogólnie na rynku lub stworzonych bądź przystosowanych specjalnie dla potrzeb Waypoint Legal; obejmuje to m.in. korzystanie z serwerów, sieci lub połączeń zapewnianych przez osoby lub jednostki organizacyjne działające niezależnie od Waypoint Legal (jednak Waypoint Legal może świadczyć usługi prawne dla takich osób lub jednostek organizacyjnych).

6. UPRAWNIENIA

Osobom lub jednostkom organizacyjnym, których Dane Waypoint Legal pozyskuje, gromadzi lub przetwarza przysługują uprawnienia wynikające z mających zastosowanie przepisów prawa, w tym prawa o ochronie danych osobowych. Waypoint Legal (jak zdefiniowano powyżej) jest administratorem wszelkich Danych, w tym danych osobowych.

7. OBOWIĄZYWANIE I ZMIANY

Niniejsza Informacja i zasady w niej przedstawione obowiązują na dzień 8.8.2023 r. i mogą być jednostronnie zmienione przez Waypoint Legal w przyszłości, według uznania Waypoint Legal. W celu pozyskania informacji co do aktualności lub zmian niniejszej Informacji, należy skontaktować się z osobą prowadzącą sprawę, w związku z którą to sprawą Waypoint Legal pozyskuje, gromadzi lub przetwarza Dane.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH

(część 2)

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

stron umów cywilno-prawnych oraz osób zaangażowanych w wykonywanie takich umów

Kancelaria prawna działająca pod firmą Waypoint Legal Konrad Dobrowolski Kancelaria Radcowska, ul. Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warszawa (Waypoint Legal), niniejszym przekazuje Pani/Panu poniższą informację dotyczącą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, w związku z tym, że Waypoint Legal zawarł umowę z spółką, którą Pani/Pan reprezentuje lub w związku z tym, że Pani/Pan jest osobą zaangażowaną w wykonywanie powyższej umowy.

Dokument stanowi wskazanie najbardziej istotnych informacji dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych – z pełną informacją może się Pani/Pan zapoznać i w tym celu należy skontaktować się z osobą prowadzącą sprawę, w związku z którą to sprawą Waypoint Legal pozyskuje, gromadzi lub przetwarza dane

1. Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych i jak można się z nami skontaktować?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Kancelaria prawna działająca pod firmą Waypoint Legal Konrad Dobrowolski Kancelaria Radcowska, ul. Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warszawa (Waypoint Legal), adres strony internetowej: www.Waypoint Legal.com

Kontakt z Waypoint Legal jest możliwy w następujący sposób:

· pisemnie pod wyżej wskazanym adresem siedziby oraz pod następującym adresem korespondencyjnym:

Waypoint Legal Konrad Dobrowolski Kancelaria Radcowska, ul. Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warszawa  

· poprzez kontakt mailowy poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie: waypointlegal.eu. 

2. Skąd pozyskaliśmy Pani/Pana dane osobowe? 

Przetwarzamy dane, które otrzymaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana podczas zawierania umowy. 

Możemy również przetwarzać dane, które pozyskaliśmy z publicznie dostępnych baz danych, np. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 

3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Zakres przetwarzanych przez Waypoint Legal Pani/Pana danych osobowych obejmuje co do zasady dane zawarte w umowie zawartej z Waypoint Legal, w szczególności:

· dane identyfikujące, takie jak: imię i nazwisko, płeć, obywatelstwo, numer PESEL, data urodzenia, numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer REGON, numer i seria dowodu osobistego/paszportu/karty pobytu, data wydania dowodu osobistego/paszportu/karty pobytu, data ważności dowodu osobistego/paszportu/karty pobytu, numer kontrahenta (ID kontrahenta);

· dane kontaktowe, takie jak: adres korespondencyjny, email, numer telefonu stacjonarnego lub komórkowego;

· dane finansowe, takie jak: numer rachunku bankowego, wynagrodzenie;

· dane dotyczące członków najbliższej rodziny (np. imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL), stanu cywilnego kontrahenta oraz rodzaj małżeńskiego ustroju majątkowego (rozdzielność lub wspólność majątkowa z małżonkiem)*;

· dane dotyczące stanu zdrowia**.

4. W jakim celu przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

Waypoint Legal może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe, gdy:

· wykonuje umowy, których jest Pani/Pan stroną; 

· wykonuje umowy, w których wykonywanie Pani/Pan jest osobą zaangażowaną;

· realizuje w ten sposób obowiązek prawny, w szczególności:

a) przechowuje dowody księgowe dotyczące umów;

b) rozlicza umowy zgodnie z przepisami podatkowymi i zgłasza do ubezpieczenia społecznego;

· wymaga tego prawnie uzasadniony interes Waypoint Legal, w szczególności gdy:

a) prowadzi rejestry, przeprowadza wstępną i okresową weryfikację Kontrahenta (insourcera, strony umowy outsourcingowej) dokonuje analiz zarządczych, audytów, prognozowania, planowania, przeprowadza transakcje, co wynika z rekomendacji organów nadzorczych);

b) ustala oraz dochodzi roszczeń lub broni się przed nimi, prowadzi postępowania sądowe i windykacyjne.

c) zarządza zasobami ludzkimi***;

d) zapewnia bezpieczeństwo w Waypoint Legal, ochronę majątku, pracowników, kontrahentów, danych osobowych pracowników, kontrahentów oraz klientów, w tym prowadzi monitoring.

5. Jak długo przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe przetwarzamy przez czas, jaki jest niezbędny do osiągnięcia celu ich przetwarzania, a więc zasadniczo do czasu, gdy:

· nastąpi przedawnienie ewentualnych roszczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami (jeżeli dane były przetwarzane w celu realizacji umowy lub w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Waypoint Legal);

jeśli przetwarzanie danych wynika z obowiązku ciążącego na Waypoint Legal na podstawie przepisów prawa (np. prawa podatkowego, przepisów rachunkowych, przepisów Prawa Bankowego, przepisów podatkowych oraz dotyczących ubezpieczeń społecznych) do czasu upływu terminów wynikających z tych przepisów.

Waypoint Legal przestaje również przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w sytuacji, gdy:

· wyrazi Pani/Pan skuteczny sprzeciw wobec dalszego przetwarzania (jeżeli podstawą przetwarzania był uzasadniony interes Waypoint Legal); lub

· wycofa Pani/Pan zgodę na przetwarzanie danych osobowych (jeżeli podstawą przetwarzania była zgoda).

6. Komu przekazujemy Pani/Pana dane?

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione tylko w sytuacjach dozwolonych przez przepisy prawa:

· podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa;

· osobom lub jednostkom organizacyjnym uczestniczącym w zawieraniu lub wykonywaniu umów, których stroną jest Waypoint Legal;

7. Jakie prawa Pani/Panu przysługują?

Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

· Prawo dostępu do danych 

· Prawo do sprostowania i uzupełnienia danych 

· Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) 

· Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych 

· Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania 

· Prawo do przenoszenia danych

· Prawo do niepodlegania automatycznej decyzji 

· Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Może Pani/Pan dowiedzieć się więcej o charakterze powyższych uprawnień oraz możliwości ich realizacji i w tym celu należy skontaktować się z osobą prowadzącą sprawę, w związku z którą to sprawą Waypoint Legal pozyskuje, gromadzi lub przetwarza dane. 

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sposób wskazany na stronie internetowej organu nadzorczego pod adresem https://uodo.gov.pl/. 

8. Przydatne dokumenty i informacje

strona Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl/

tekst RODO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

* Wyłącznie w przypadku, gdy kontrahent może mieć dostęp do pakietów zdrowotnych i sportowych.

** j.w.

*** Wyłącznie w przypadku umowy o charakterze kadrowym.